L’Italia introduce la fatturazione elettronica e l’e-ordering a cavallo del 2018 e del 2019. Gli elementi chiave della legge di bilancio sono i seguenti:
- le società del settore petrolifero e del gas, nonché i subappaltatori dei fornitori alle pubbliche amministrazioni, a decorrere dal 1° luglio 2018, devono emettere le loro fatture solo per via elettronica;
- tutte le altre società devono emettere solo fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio 2019;26
- non sono state previste eccezioni, ad esempio, l’importo della transazione, la dimensione dell’azienda, l’industria ecc…
Tutte le transazioni, anche inter-aziendali, devono essere trasmesse attraverso la piattaforma governativa SDI (Sistema di Interscambio). Solo le fatture in formato strutturato saranno riconosciute come documenti fiscali validi, non più le fatture cartacee e le fatture in formato PDF, che non saranno consentite a partire dal 1° gennaio 2019.
Parallelamente, il governo italiano prevede di introdurre l’ordinamento elettronico obbligatorio presso le amministrazioni pubbliche e le imprese durante il 2018-2019. Il processo inizierà con il settore sanitario, dove tutti gli ospedali emetteranno gli ordini elettronicamente tramite un NSO (Nodo Smistamento Ordini), mentre tutti i fornitori dovranno ricevere ed elaborare tutti gli ordini e scambiare i dati di spedizione elettronicamente.
Una volta terminata la fase pilota del mandato NSO, sarà ufficialmente incarico di tutti utilizzare gli e-messaggi. Ci aspettiamo che questo accada nella seconda metà del 2018. Il mandato verrà successivamente esteso a tutte le altre operazioni governative nel 2019.
Non sono stati ancora pubblicati tutti i dettagli dei processi di integrazione con SDI e NSO, ma è fondamentale affidarsi a un team di professionisti per apportare le modifiche necessarie e adeguare un software per la fatturazione elettronica (su www.savinosolution.com puoi approfondire l’argomento).
Il primo passo da fare sarà intervenire su elementi quali l’elaborazione fatture elettroniche B2G con l’SDI (Sistema di Interscambio) e l’elaborazione ordini elettronici tramite PEPPOL.
L’importanza dell’integrazione del software per la fatturazione con l’ambiente ERP
Secondo la ricerca di Basware e MasterCard, solo il 20% delle aziende ha processi di contabilità altamente automatizzati, che sono ottimizzati per gestire efficacemente il pagamento delle fatture. Un sistema integrato che consenta di gestire in modo completo l’invio e la ricezione della fatturazione elettronica aumenterà l’efficienza, i risparmi sui costi e la scalabilità.
Identificare una soluzione di fatturazione elettronica che opera su una rete ampia, consente di inviare e ricevere fatture elettroniche da e verso qualsiasi azienda, attraverso una singola connessione e dovrebbe essere gratuita per i fornitori.
Ciò significa che tutti i fornitori possono facilmente unirsi alla rete e iniziare immediatamente a inviare fatture, che un software apposito converte in fatture elettroniche. Inoltre, con una grande rete, che collega migliaia di aziende, sarà semplice essere connessi con più fornitori e acquirenti.
Un software per la fatturazione elettronica deve possibilmente supportare tutti i formati necessari per la fatturazione elettronica, fare in modo che i fornitori non cambino il loro modo di operare e assicurare il supporto di tutti i tipi di fatture (cartaceo, elettronico, EDI / XML, PDF, ecc… che coprono spese dirette, indirette, PO, non PO) e convertire questi documenti in e-fatture (es. fatture con formattazione di dati strutturati per la lettura della macchina senza intervento umano).
Tra le altre attenzioni sarà importante doversi assicurare che i grandi fornitori possano comunicare nella loro lingua elettronica (EDI / XML) e aiutare i fornitori più piccoli a digitalizzarsi utilizzando uno strumento per convertire la fattura PDF (senza utilizzare la vecchia tecnologia OCR).
La struttura deve integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti, in un ambiente multi-ERP e garantire sempre la sicurezza dei dati trattati e archiviati, secondo la normativa riguardante “l’archiviazione sostitutiva”, che converte le fatture cartacee in fatture elettroniche, “decodificabili” dal software governativo.
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