Negli ultimi anni abbiamo assistito all’introduzione di procedure che consentono di diminuire la schiavitù delle aziende dalla carta. L’utilizzo sempre maggiore di dati, fatturazione e informazioni di vario genere in formato digitale consente di fatto la diminuzione del quantitativo di carta utilizzata quotidianamente in ambito lavorativo, con conseguente importante riduzione dell’impatto ambientale e ottimizzazione dello spazio fisico utilizzato per la gestione degli archivi.
Trovandoci in una situazione di transizione dal documento cartaceo al documento digitale, molte aziende lamentano di non riuscire a gestire al meglio le diverse tipologie di documenti e dati che possiedono. Oggi è possibile risolvere i problemi di data management che la coesistenza di documenti cartacei ed elettronici comporta mettendo in pratica le best practice sulla gestione dell’archivio ibrido di Bucap.
Cosa si intende per archivio ibrido
Le aziende creano e conservano nel tempo documenti di vario genere. Parte di questi documenti è in formato cartaceo, si pensi ad esempio a fascicoli prodotti in passato, o anche alle fatture che hanno più di 5-7 anni e che devono essere conservate ancora per lungo tempo.
Una certa quantità dei documenti a disposizione delle aziende è invece in formato digitale, nativo o “dematerializzato”. Nel primo caso rientrano tutti quei documenti che vengono creati direttamente in formato digitale, come ad esempio le fatture elettroniche. Appartengono ai documenti dematerializzati invece quei documenti nati su carta e che sono stati digitalizzati nel corso del tempo. È in queste circostanze che ci parla di archivio ibrido.
Attraverso la gestione efficace dell’archivio ibrido, come suggerito in un’apposita video-infografica di Bucap, i documenti in esso contenuti possono essere correttamente archiviati e, nel corso del tempo, creare valore aggiunto per l’impresa.
Le problematiche principali
Le criticità che oggi chi si trova a dover gestire documenti in formato cartaceo e digitale deve affrontare riguardano prima di tutto la coesistenza stessa dei due formati. Non è sufficiente conservare i documenti, molti di essi infatti devono essere facilmente reperibili e consultabili, pur trovandosi nello stesso fascicolo sia documenti cartacei sia documenti digitali.
La coesistenza dei due formati, se non correttamente gestita, nel tempo può portare a:
- Disordine nell’archivio;
- Perdite di tempo per reperire i documenti;
- Scarsa tracciabilità dei documenti.
Inoltre, in varie aziende non esistono procedure comuni tra le varie forme di dati da archiviare, cosa che complica ulteriormente la gestione di un archivio dove sono presenti documenti cartacei e digitali insieme.
Le soluzioni
Per risolvere le problematiche che si presentano nel momento in cui si hanno a disposizione documenti cartacei e digitali che devono convivere, il primo passo riguarda la definizione di regole e procedure per l’archiviazione, ma anche per la produzione della parte documentale. Avere a disposizione un sistema di classificazione univoco è già un’importante passo in avanti, che permette di rendere più facilmente consultabile l’archivio ibrido. Diviene poi necessario utilizzare software adeguati per la gestione dell’archivio ibrido nelle sue due “anime”, oltre alla necessità di digitalizzare i documenti cartacei in modo da poterne introdurre un’immagine all’interno dell’archivio digitale.
